PDF에 비밀번호 거는 법과 보낼 때 주의할 점

어떤 문서에 비밀번호를 걸어야 할까?

메일은 잘못된 주소로 가거나, 받은 사람의 계정이 털리거나, 전달(포워딩)되면서 생각보다 멀리 퍼집니다. 주민등록번호, 계좌번호, 급여, 건강 정보, 계약 조건이 들어 있는 PDF라면 비밀번호를 걸어 두는 편이 안전합니다.

비밀번호 거는 순서

1. 여러 서류를 한 번에 보낼 거라면 먼저 PDF 합치기로 한 파일로 묶습니다. 파일마다 비밀번호를 걸면 받는 사람도 번거롭습니다.
2. 외부 유출 시 출처를 표시하고 싶다면 PDF 워터마크로 "OO 제출용" 같은 문구를 넣습니다. 암호를 건 뒤에는 수정이 어려우니 이 단계는 먼저 합니다.
3. PDF 암호 설정에서 PDF를 고르고 비밀번호를 두 번 입력한 뒤 암호 PDF를 내려받습니다. 파일과 비밀번호는 서버로 보내지 않고 브라우저 안에서 처리합니다.
4. 내려받은 파일을 직접 열어 비밀번호를 물어보는지 확인합니다.

좋은 비밀번호와 전달 방법

• 8자 이상, 생일·전화번호처럼 받는 사람 외에 다른 사람도 짐작할 수 있는 값은 피합니다.
• 파일은 이메일로, 비밀번호는 문자나 전화로 보내는 식으로 경로를 나눕니다.
• 회사·기관이 정한 규칙(예: 생년월일 6자리)이 있다면 그 규칙을 따르되, 그 규칙이 약하다는 점은 알고 있어야 합니다.
• 같은 비밀번호를 여러 문서에 계속 쓰지 않습니다.

알아 둘 한계

열기 비밀번호는 파일을 연 다음의 행동(인쇄, 캡처, 재전송)까지 막지는 못합니다. 받는 사람을 신뢰할 수 없는 문서라면 비밀번호보다 보내는 내용 자체를 줄이는 것이 우선입니다. 또한 전자서명이 포함된 PDF나 이미 암호가 걸린 PDF는 FileLivo에서 처리하지 않습니다.