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Arbeitsagentur: Dokument zu groß zum Hochladen
Kurz gesagt
- Die aktuelle Anleitung der Bundesagentur für Arbeit für die eServices Geldleistungen (Stand 20.03.2026) nennt keine feste Höchstgröße mehr: Maßgeblich ist das Hinweisfeld zum Upload. Die frühere Fassung (Stand 01.12.2023) nannte höchstens 9 MB. Angenommen werden PDF, JPG, PNG und BMP.
- Für große Dokumente empfiehlt die Arbeitsagentur, sie auf mehrere Dateien mit jeweils wenigen Seiten aufzuteilen. Das geht mit PDF aufteilen; Fotos verkleinern Sie mit Bildgröße ändern.
- Geben Sie in FileLivo als Zielgröße etwas weniger ein, als das Hinweisfeld nennt, bei 9 MB zum Beispiel 8 MB. FileLivo rechnet mit 1 MB = 1.048.576 Byte.
Die offiziellen Upload-Regeln der Arbeitsagentur
Für ihre eServices Geldleistungen, über die Sie zum Beispiel Nachweise zum Arbeitslosengeld online einreichen, hat die Bundesagentur für Arbeit eine eigene „Anleitung zum Hochladen von umfangreichen Dokumenten“ veröffentlicht. Die Tabelle gibt die wichtigsten Regeln daraus wörtlich wieder.
| Thema | Wortlaut der Anleitung |
|---|---|
| Dateigröße | „Die Maximale Dateigröße entnehmen Sie dem jeweiligen Hinweisfeld zum Upload.“ und „Größere Dateien können aus technischen Gründen nicht hochgeladen werden.“ |
| Frühere Fassung (Stand 01.12.2023) | „Dateien, die Sie hochladen, sollten höchstens 9 Mbyte (MB) groß sein.“ |
| Dateiformate | „Aus rechtlichen und technischen Gründen können wir Ihre digitalen Dokumente nur annehmen und bearbeiten, wenn die Dateien eines der folgenden Formate haben:“ PDF, JPG, PNG, BMP |
| Große Dokumente | „Teilen Sie Ihre Inhalte auf mehrere Dateien mit jeweils wenigen Seiten auf.“ |
| Bilddateien | „Die Größe einer Bilddatei (JPG, PNG, BMP) können Sie verringern, indem Sie die Bildmaße mithilfe eines Bildprogramms verkleinern.“ |
| Auflösung | „Sie können auch die Auflösung der Datei auf 300 dpi […] begrenzen.“ |
| Farbmodus | „Soll das Zielformat eine PDF sein, sollten Sie den Farbmodus ‚Schwarz/ Weiß‘ wählen.“ |
| Kontrolle | „Führen Sie eine Sichtprüfung aller Seiten durch.“ |
Wichtig ist auch die Einleitung der Anleitung: Das Online-Portal analysiert hochgeladene Dokumente und konvertiert sie bei Bedarf, dabei können je nach Ausgangsdokument Fehler auftreten. Öffnen Sie deshalb jedes hochgeladene Dokument im Portal und sehen Sie sich alle Seiten an. Erscheint statt Ihres Inhalts ein „generiertes Fehlerdokument“, laden Sie die Datei erneut hoch, am besten einfacher aufgebaut oder mit weniger Seiten.
Ein großes PDF in mehrere Dateien aufteilen
Das ist der Weg, den die Arbeitsagentur selbst empfiehlt: „Mehrmals kleinere Dateien hochladen als einmalig eine große Datei.“ Dabei bleibt jede Seite, wie sie ist, Schrift und Qualität ändern sich nicht.
- Datei öffnen. Öffnen Sie PDF aufteilen und wählen Sie über „PDF-Datei wählen“ Ihr Dokument. FileLivo zeigt die Seitenzahl („Insgesamt … Seiten“) und darunter Vorschauen der Seiten.
- Teilgröße abschätzen. Teilen Sie die Dateigröße durch die Seitenzahl. Ein 20-MB-Scan mit 24 Seiten hat rund 0,8 MB pro Seite; mit acht Seiten pro Teil kommen Sie auf etwa 6,7 MB. Gescannte Seiten sind unterschiedlich groß, planen Sie deshalb Abstand zur Grenze ein.
- Ersten Teil extrahieren. Geben Sie unter „Aufzuteilende Seiten“ den ersten Bereich ein, zum Beispiel 1-8, und klicken Sie auf „Auswahl in ein PDF extrahieren“. Die Datei selected-pages.pdf wird heruntergeladen.
- Für die übrigen Seiten wiederholen. Geben Sie 9-16 ein, dann 17-24. Benennen Sie jeden Teil gleich nach dem Download um, etwa in „Arbeitsbescheinigung-Teil-1.pdf“, damit die Reihenfolge erkennbar bleibt.
- Größe prüfen. Liegt ein Teil noch über der Grenze aus dem Hinweisfeld, teilen Sie ihn weiter. Mit „Auswahl als einzelne PDFs speichern“ erhalten Sie für jede gewählte Seite ein eigenes PDF.
Ein PDF verkleinern, wenn Teilen nicht reicht
Manchmal ist schon eine einzelne Seite zu groß, etwa ein farbiger Scan mit sehr hoher Auflösung. Dann hilft nur Verkleinern.
- Sichere Komprimierung versuchen. Öffnen Sie PDF komprimieren und wählen Sie die Datei. Die „Sichere Komprimierung“ ordnet das PDF verlustfrei neu, Text und Links bleiben erhalten. Die Einsparung kann aber gering oder null sein.
- Bei Scans die starke Komprimierung wählen. Die „Starke Komprimierung“ baut jede Seite als Bild neu auf. Tragen Sie unter „Zieldateigröße“ bei „Ziel“ einen Wert knapp unter der Grenze ein, bei 9 MB zum Beispiel 8, wählen Sie „MB“ und klicken Sie auf „PDF komprimieren“. Durchsuchbarer Text, Links und Formularfelder gehen dabei verloren; für einen eingescannten Bescheid ist das meist kein Problem, für ein ausfüllbares PDF-Formular schon.
- Lesbarkeit kontrollieren. Die Zielgröße ist nicht garantiert. Wird sie verfehlt, meldet FileLivo „Die Zielgröße wurde nicht erreicht. Das kleinste gefundene Ergebnis ist dennoch bereit.“ Vergrößern Sie das Ergebnis und prüfen Sie Zahlen, Stempel und Unterschriften.
FileLivo erzeugt keine PDF/A-Dateien und kann ein PDF nicht in Schwarz-Weiß umwandeln. Wenn das Portal trotz passender Größe ein Fehlerdokument erzeugt, beschreibt die Anleitung der Arbeitsagentur, wie Sie das PDF in Word oder Adobe Acrobat als PDF/A speichern. Den Farbmodus „Schwarz/Weiß“ und höchstens 300 dpi stellen Sie am besten schon beim Scannen ein.
Fotos und gescannte Bilder vorbereiten
JPG, PNG und BMP dürfen Sie direkt hochladen. Ein Handyfoto mit 12 Megapixeln hat meist 4032 × 3024 Pixel, deutlich mehr, als eine gut lesbare Dokumentseite braucht. Zum Vergleich: Eine A4-Seite mit 300 dpi entspricht etwa 2480 × 3508 Pixeln.
- Bildmaße verkleinern. Das ist der Weg aus der offiziellen Anleitung. Öffnen Sie Bildgröße ändern, klicken Sie auf „Dateien wählen“, lassen Sie „Seitenverhältnis beibehalten“ aktiviert und tragen Sie bei „Breite“ einen kleineren Wert ein, zum Beispiel 2000. Klicken Sie auf „Dateien verarbeiten“ und dann auf „Bild mit neuer Größe herunterladen“.
- Oder auf eine Zielgröße komprimieren. In Bilder komprimieren tragen Sie bei „Maximale Zielgröße“ einen Wert knapp unter der Grenze ein, zum Beispiel 8, und wählen „MB“. FileLivo senkt zuerst die Qualität und verkleinert bei Bedarf auch die Abmessungen. Lassen Sie das „Ausgabeformat“ auf JPG, denn WebP und AVIF nimmt die Arbeitsagentur nicht an. Liegt ein Bild schon darunter, erscheint „Diese Datei liegt bereits unter der Zielgröße.“
- Mehrere Fotos als ein Dokument. Gehören mehrere Fotos zu einem Nachweis, fassen Sie sie mit Bilder in PDF umwandeln zusammen: „Dateien wählen“, Reihenfolge mit ↑ und ↓ festlegen, „PDF erstellen“. Prüfen Sie danach die „Ergebnisgröße“ und teilen oder komprimieren Sie das PDF, wenn es über der Grenze liegt.
Einen Papier-Antrag digitalisieren
Für Anträge, die Sie auf Papier ausfüllen müssen, nennt die Arbeitsagentur diese Reihenfolge: „Drucken Sie den Antrag aus.“ „Unterschreiben Sie ihn eigenhändig.“ „Scannen Sie ihn oder fotografieren Sie ihn ab.“ „Kontrollieren Sie die Dateigröße (zu finden im jeweiligen Hinweisfeld zum Upload).“ „Übermitteln Sie die Datei per Upload-Service an uns.“ Für den vierten Schritt helfen die Werkzeuge oben.
Häufige Probleme und Lösungen
| Problem | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Die Datei lässt sich nicht hochladen | Sie ist größer als die Grenze im Hinweisfeld zum Upload | Mit PDF aufteilen teilen oder mit einem Ziel knapp unter der Grenze komprimieren |
| Das Format wird nicht angenommen | Erlaubt sind nur PDF, JPG, PNG und BMP; HEIC, WebP oder Word-Dateien gehören nicht dazu | Word-Dokumente als PDF speichern, iPhone-Fotos (HEIC) mit HEIC in JPG umwandeln und WebP-Bilder mit Bilder konvertieren als JPG speichern |
| Nach dem Upload erscheint ein Fehlerdokument | Die Konvertierung im Portal ist fehlgeschlagen | Einfacheres PDF mit weniger Seiten hochladen oder als PDF/A speichern, wie in der Anleitung der Arbeitsagentur beschrieben |
| Nach der Komprimierung ist der Text unscharf | Das Ziel war für die Seitenzahl zu klein | Größeres Ziel wählen und das Dokument stattdessen teilen |
| „Verschlüsselte PDFs werden nicht verarbeitet.“ | Das PDF ist mit einem Passwort geschützt | Eine ungeschützte Fassung beim Aussteller anfordern |
| „Dieses PDF enthält eine digitale Signatur. Zum Schutz der Signatur wird die Verarbeitung blockiert.“ | Der Kompressor bearbeitet signierte PDFs nicht | Das Original hochladen, wenn es unter der Grenze liegt |
Vor dem Hochladen prüfen
- Jede Datei liegt unter der Grenze aus dem Hinweisfeld zum Upload, am besten mit etwas Abstand.
- Das Format ist PDF, JPG, PNG oder BMP.
- Alle Seiten sind vollständig und richtig gedreht, geteilte Dateien sind nummeriert.
- Unterschriften, Stempel und Zahlen sind auch nach dem Verkleinern lesbar.
- Nach dem Upload haben Sie jedes Dokument im Portal geöffnet und alle Seiten angesehen.
FileLivo ist ein unabhängiges Werkzeug und gehört nicht zur Bundesagentur für Arbeit. Es lädt nichts in das Portal hoch: Ihre Dateien werden im Browser verarbeitet und nicht auf einen Server übertragen. Den Upload selbst erledigen Sie in den eServices der Arbeitsagentur.
Quellen
- Bundesagentur für Arbeit, „Anleitung zum Hochladen von umfangreichen Dokumenten“, eServices Geldleistungen (Stand: 20.03.2026, aufgerufen am 30.10.2026): arbeitsagentur.de (PDF)
- Frühere Fassung derselben Anleitung (Stand: 01.12.2023, mit der Angabe 9 MB): arbeitsagentur.de (PDF)