ELSTER-Belege hochladen: PDF, 10 MB, 20 Anhänge

Die offiziellen Regeln für Anhänge

Belege, die das Finanzamt nachträglich sehen möchte, reichen Sie in Mein ELSTER über das Formular „Belegnachreichung“ ein. Die Grenzen für die Anhänge stehen in der ELSTER-Hilfe zu diesem Formular unter „Beschränkungen für Anhänge“. Die Tabelle gibt sie wörtlich wieder; nur das Dateiformat stammt aus einer anderen amtlichen Quelle.

Die Seitengrenze sollten Sie ernst nehmen. Die ELSTER-Hilfe schreibt dazu: „Bitte beachten Sie, dass ansonsten Ihr Beleg ohne weitere Rückmeldung gelöscht wird.“ Ein zu langer Anhang fällt also nicht beim Hochladen auf, sondern kommt einfach nicht an.

Was die 36,91 MB in der Praxis bedeuten

Alle Grenzen gelten gleichzeitig. Drei Anhänge mit je 10 MB ergeben schon 30 MB, ein vierter darf dann höchstens 6,91 MB groß sein. Wer alle 20 Anhänge nutzt, hat im Schnitt nur etwa 1,8 MB pro Datei. Es lohnt sich deshalb, Belege schon beim Erstellen klein zu halten, statt jedes Handyfoto in voller Auflösung zu verwenden.

Fotografierte Belege in ein PDF umwandeln

Quittungen, Rechnungen oder Spendenbescheinigungen auf Papier müssen erst zu einem PDF werden. Die Steuerverwaltung nennt dafür auch die App MeinELSTER+: Mit ihr können Sie Papierbelege fotografieren und in Ihr Benutzerkonto übertragen. Wenn Sie die Fotos lieber selbst zusammenstellen oder schon Bilder auf dem Rechner haben, gehen Sie so vor:

1. Gut fotografieren oder scannen. Legen Sie den Beleg auf eine dunkle, ebene Fläche, fotografieren Sie ihn bei gutem Licht senkrecht von oben und achten Sie darauf, dass Betrag, Datum und Aussteller scharf sind. Ein Scanner liefert meist kleinere und besser lesbare Dateien; stellen Sie ihn nach Möglichkeit direkt auf PDF ein, dann entfällt der nächste Schritt.
2. Bilder in ein PDF umwandeln. Öffnen Sie Bilder in PDF umwandeln, klicken Sie auf „Dateien wählen“ und wählen Sie die Fotos aus. Mit den Pfeilen ↑ und ↓ neben jedem Bild legen Sie die Reihenfolge fest. Lassen Sie den „Umwandlungsmodus“ auf „Einfache Umwandlung“, stellen Sie das „Papierformat“ auf A4 und klicken Sie auf „PDF erstellen“. Jedes Foto wird eine Seite, das Ergebnis images.pdf speichern Sie über „Herunterladen“.
3. Größe ablesen. Nach dem Erstellen zeigt FileLivo „Originalgröße“ und „Ergebnisgröße“. Das PDF ist etwa so groß wie die Fotos zusammen, manchmal etwas größer. Liegt es unter 10 MB und passt es zusammen mit den übrigen Anhängen unter 36,91 MB, sind Sie fertig. Sonst lesen Sie im nächsten Abschnitt weiter.

Wenn ein Anhang größer als 10 MB ist

1. Zuerst sicher komprimieren. Öffnen Sie PDF komprimieren und wählen Sie über „PDF-Datei wählen“ Ihre Datei. Das Werkzeug analysiert den Dokumenttyp und empfiehlt zunächst die „Sichere Komprimierung“. Sie ordnet das PDF verlustfrei neu, Text und Links bleiben erhalten. Die Einsparung kann allerdings gering oder null sein, ein bereits optimiertes PDF kann sogar etwas größer werden.
2. Bei Fotos und Scans: starke Komprimierung mit Zielgröße. Ein PDF aus Fotos enthält ohnehin keinen durchsuchbaren Text, deshalb verlieren Sie mit der „Starken Komprimierung“ wenig. Sie baut jede Seite als Bild neu auf und probiert mehrere Qualitäts- und Auflösungsstufen aus. Tragen Sie unter „Zieldateigröße“ bei „Ziel“ 9 ein, wählen Sie „MB“ und klicken Sie auf „PDF komprimieren“.
3. Ergebnis prüfen. Die Zielgröße ist nicht garantiert. Wird sie verfehlt, meldet FileLivo „Die Zielgröße wurde nicht erreicht. Das kleinste gefundene Ergebnis ist dennoch bereit.“ Öffnen Sie das komprimierte PDF in jedem Fall und vergrößern Sie die Ansicht: Beträge und Kleingedrucktes müssen lesbar bleiben. Wenn nicht, wählen Sie ein größeres Ziel und teilen Sie die Datei stattdessen.
4. Teilen, wenn es weiterhin zu groß ist oder mehr als 200 Seiten hat. Öffnen Sie PDF aufteilen, wählen Sie die Datei und geben Sie unter „Aufzuteilende Seiten“ einen Bereich ein, zum Beispiel 1-100. Ein Klick auf „Auswahl in ein PDF extrahieren“ lädt selected-pages.pdf herunter. Wiederholen Sie das mit 101-200 und so weiter und benennen Sie die Teile gleich danach um, etwa in „Belege-2025-Teil-1.pdf“.

Ist die „Starke Komprimierung“ ausgegraut, zeigt FileLivo „Die starke Komprimierung ist für dieses Dokument oder diesen Browser nicht sicher verfügbar.“ Dann bleibt das Teilen. Verschlüsselte und digital signierte PDFs bearbeitet der Kompressor nicht. Ein elektronisch signiertes Dokument, etwa eine Bescheinigung, reichen Sie am besten unverändert ein, wenn es unter 10 MB liegt; jede Bearbeitung kann die Signatur ungültig machen.

Wenn es mehr als 20 Belege sind

Jeder Anhang zählt einzeln. Fassen Sie deshalb zusammengehörige Belege zu einem PDF zusammen, etwa alle Handwerkerrechnungen oder alle Spendenquittungen eines Jahres.

1. Öffnen Sie PDF zusammenfügen und klicken Sie auf „PDF-Dateien wählen“. Sie können mehrere Dateien auf einmal auswählen.
2. Bringen Sie die Dateien in die richtige Reihenfolge: am Rechner per Ziehen, auf dem Smartphone mit den Pfeilen. Zusammengefügt wird von oben nach unten.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „… PDFs zusammenfügen“; die Zahl entspricht der Anzahl der gewählten Dateien. Das Ergebnis heißt merged.pdf.

Zusammenfügen spart keinen Platz: Das neue PDF ist ungefähr so groß wie alle Einzeldateien zusammen. Es hilft gegen die Grenze von 20 Anhängen, nicht gegen die 36,91 MB. Achten Sie außerdem darauf, dass jedes zusammengefügte PDF unter 10 MB und 200 Seiten bleibt. Passwortgeschützte PDFs werden beim Zusammenfügen noch nicht unterstützt.

Häufige Probleme und Lösungen

Vor dem Absenden prüfen

• Jeder Anhang ist ein PDF und höchstens 10 MB groß, am besten mit etwas Abstand zur Grenze.
• Alle Anhänge zusammen bleiben unter 36,91 MB.
• Es sind höchstens 20 Anhänge mit jeweils höchstens 200 Seiten.
• Jede Seite ist vollständig, richtig gedreht und lesbar, auch nach der Komprimierung.
• Die Dateinamen sagen, was drinsteht, zum Beispiel „2025-Handwerkerrechnungen.pdf“.
• Die Originalbelege und unbearbeiteten Dateien haben Sie aufbewahrt.

FileLivo ist ein unabhängiges Werkzeug und gehört weder zu ELSTER noch zur Steuerverwaltung. Es übermittelt nichts an das Finanzamt: Ihre Dateien werden im Browser verarbeitet und nicht auf einen Server hochgeladen. Den Upload selbst erledigen Sie in Mein ELSTER.

Quellen

• ELSTER-Hilfe „Anleitung zum Formular Belegnachreichung“, Abschnitt „Anhänge“ (ohne Datumsangabe, aufgerufen am 30.10.2026): elster.de
• Ministerium der Finanzen Sachsen-Anhalt, Pressemitteilung 27/2020 zur digitalen Belegübersendung (28.11.2020), Dateiformat PDF: sachsen-anhalt.de (PDF)
• Steuerverwaltung von Bund und Ländern, „Umgang mit Belegen zur Einkommensteuererklärung“ (2026), Formular Belegnachreichung und App MeinELSTER+: lstn.niedersachsen.de (PDF)